Ηλεκτρονική Απογραφή έτους 2013

Η Ηλεκτρονική Απογραφή του προσκοπικού έτους 2012-2013 (e-Απογραφή) θα πραγματοποιηθεί από τα Συστήματα και τις Εφορείες της χώρας, καθώς και τις Ενώσεις Παλαιών Προσκόπων ως ακολούθως: 

1. Διαδικασία Απογραφής

α)	Η διαδικασία είναι ίδια με αυτή του 2012. Σημειώνεται ότι τα Συστήματα, οι Εφορείες ή οι Ενώσεις Παλαιών Προσκόπων που δεν έχουν απογραφεί για κάποιο από τα προηγούμενα έτη, πρέπει πρώτα να τακτοποιήσουν την εκκρεμότητα τους και στη συνέχεια να προβούν στην Απογραφή για το προσκοπικό έτος 2012 - 2013.
β)	Οι Έφοροι των Εφορειών Περιοχής, οι Έφοροι της Γενικής Εφορείας, τα Μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου και τα Μέλη της Γενικής Συνέλευσης απογράφονται στην Περιφερειακή Εφορεία προέλευσης ή επιθυμίας τους.
γ)	Τα Μέλη των Ενώσεων Παλαιών Προσκόπων απογράφονται αποκλειστικά και μόνο μέσω της ΚΕΠΠΕ.
δ)	Η τοποθεσία (site) στο διαδίκτυο όπου λειτουργεί το Σύστημα Διαχείρισης Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών ΣΕΠ είναι www.e-sep.eu, αλλά εναλλακτικά μπορείτε να έχετε πρόσβαση και από τη σχετική σύνδεση (link) της ιστοσελίδας του ΣΕΠ (http://www.sep.org.gr).
ε)	Σύμφωνα με την Ανακοίνωση 24/21.3.2012 σας υπενθυμίζουμε ότι πλέον αλλάζει η περίοδος απογραφής από ημερολογιακό σε προσκοπικό έτος.
ζ)	Σύμφωνα με την Ανακοίνωση 51/21.3.2011 σας ενημερώνουμε ότι επέρχεται εξορθολογισμός της διαδικασίας έκδοσης προσκοπικών ταυτοτήτων, σύμφωνα με της αρχές της πρακτικότητας και της οικονομικότητας. Η προσκοπική ταυτότητα χορηγείται άπαξ στα μέλη που απογράφονται πρώτη φορά καθώς και σε όσα ζητήσουν επανέκδοση. Η διάρκεια ισχύος της είναι πλέον πενταετής και ετήσιο σήμα απογραφής δεν υπάρχει. Έτσι όλα τα μέλη που απεγράφησαν το 2012, δεν θα πάρουν νέες ταυτότητες, παρά μόνο αν ζητηθεί στην εφαρμογή η επανέκδοσή τους.

 2. Είσπραξη και καταβολή Συνδρομής Μελών Συστημάτων ή Εφορειών

α)	Η Ε.Κ.Σ. κάθε Συστήματος ή Εφορείας που θα εισπράττει το ποσό της ετήσιας Συνδρομής από κάθε Μέλος, στο οποίο συμπεριλαμβάνεται η ετήσια Συνδρομή προς το ΣΕΠ, θα πρέπει να εκδίδει σχετική Απόδειξη Είσπραξης, την οποία και θα καταχωρεί ως έσοδο στο Βιβλίο Ταμείου της.
β)	Στη συνέχεια, ο Ταμίας της Ε.Κ.Σ. καταθέτει στην Τράπεζα το ποσό της ετήσιας Συνδρομής προς το ΣΕΠ, καταχωρεί την πρωτότυπη απόδειξη κατάθεσης ως έξοδο στο Βιβλίο Ταμείου και παραδίδει στον Αρχηγό Συστήματος ή Τοπικό Έφορο ή Περιφερειακό Έφορο φωτοτυπία της απόδειξης κατάθεσης. Οι Υπηρεσίες της Κεντρικής Διοίκησης Σ.Ε.Π. θα αποστέλλουν το σχετικό γραμμάτιο είσπραξης (του ποσού που κατατέθηκε), μέσω της Περιφερειακής Εφορείας, το οποίο θα επισυνάπτεται στην απόδειξη κατάθεσης.
γ)	Η ετήσια Συνδρομή Μέλους ΣΕΠ, το ύψος της οποίας και για το προσκοπικό έτος 2012 - 2013 παραμένει στα € 25,00 με την από 14/5/2012 απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου, θα κατατίθεται στον λογαριασμό του ΣΕΠ υπ. αριθμ. 362-002002-003963 της ALPHABANK για κάθε απογεγραμμένο Μέλος (και το ποσό των € 3,00 για την εγγραφή νέου Μέλους), ενώ για επανέκδοση ή αντικατάσταση ταυτότητας επιπλέον το ποσό του € 1,00. Εναλλακτικά η ετήσια Συνδρομή των μελών των Κλιμακίων μπορεί να κατατίθεται στην Οικονομική Υπηρεσία ΣΕΠ, η οποία εκδίδει Γραμμάτιο Είσπραξης, το οποίο καταχωρείται ως έξοδο στο Βιβλίο Ταμείου της Ε.Κ.Σ.
δ)	Η Κεντρική Διοίκηση θα αποδίδει στην Ε.Κ.Σ. της Εφορείας Περιοχής € 1,00, στην ΕΚΣ της Περιφερειακής Εφορείας € 2,00 και στην Ε.Κ.Σ. της Τοπικής Εφορείας € 1,00 για την κάλυψη των λειτουργικών τους αναγκών. Όπου δεν λειτουργούν Τοπικές Εφορείες, το ποσό που τους αναλογεί θα αποδίδεται στις Περιφερειακές Εφορείες.
ε)	Τα νεοϊδρυθέντα Συστήματα που θα απογραφούν για πρώτη φορά, θα τύχουν της ευνοϊκής ρύθμισης-καταβολή € 1,00 ανά Μέλος-μόνο για το πρώτο προσκοπικό έτος της λειτουργίας τους.

Παρακαλώ να σημειώσετε ότι για να θεωρείται ολοκληρωμένη η απογραφή του Συστήματος ή της Εφορείας θα πρέπει, μετά την κατάθεση ή την πληρωμή το ποσού, να ολοκληρώνεται το επόμενο βήμα που είναι η υποβολή της εκκρεμούς απογραφής μέσω της εφαρμογής.

 3. Είσπραξη και καταβολή Συνδρομής Μελών Ενώσεων Παλαιών Προσκόπων

α) Η Ένωση Παλαιών Προσκόπων που θα εισπράττει το ποσό της ετήσιας Συνδρομής από κάθε Μέλος της, στο οποίο συμπεριλαμβάνεται η ετήσια Συνδρομή ΣΕΠ, θα πρέπει να εκδίδει σχετική Απόδειξη Είσπραξης, την οποία και θα καταχωρεί ως έσοδο στο Βιβλίο Ταμείου της.

β) Στη συνέχεια, ο Ταμίας της Ε.Π.Π. καταθέτει στην Τράπεζα το ποσό της ετήσιας Συνδρομής των Μελών των Ενώσεων Παλαιών Προσκόπων, και καταχωρεί την πρωτότυπη απόδειξη κατάθεσης ως έξοδο στο Βιβλίο Ταμείου της.

γ) Η Ετήσια Συνδρομή των Μελών των Ενώσεων Παλαιών Προσκόπων, της οποίας το ύψος για το προσκοπικό έτος 2012 - 2013 είναι € 28,00 (€ 25,00 ετήσια Συνδρομή μέλους ΣΕΠ + € 3,00 Συνδρομή ΚΕΠΠΕ) θα κατατίθεται στο λογαριασμό της ΚΕΠΠΕ υπ. αριθμ. 362-002002-005088 της ALPHABANK για κάθε απογεγραμμένο Μέλος Ένωσης Παλαιών Προσκόπων (και το ποσό των € 3,00 για την εγγραφή νέου Μέλους), ενώ για επανέκδοση ή αντικατάσταση ταυτότητας επιπλέον το ποσό του € 1,00.

δ) Η ΚΕΠΠΕ θα καταθέτει την ετήσια Συνδρομή μέλους ΣΕΠ στην Κεντρική Διοίκηση, η οποία θα αποδίδει στην Ε.Κ.Σ. της Περιφερειακής Εφορείας, που γεωγραφικά ανήκει η Ε.Π.Π. € 2,00 και στην ΚΕΠΠΕ € 2,00 για την κάλυψη των λειτουργικών τους αναγκών.

Παρακαλώ να σημειώσετε ότι για να θεωρείται ολοκληρωμένη η απογραφή της Ένωσης Παλαιών Προσκόπων θα πρέπει, μετά την κατάθεση ή την πληρωμή το ποσού, να ολοκληρώνεται το επόμενο βήμα που είναι η υποβολή της εκκρεμούς απογραφής μέσω της εφαρμογής.

4. Ενέργειες της Κεντρικής Διοίκησης

Όταν η Απογραφή Συστήματος, Εφορείας ή Ένωσης Παλαιών Προσκόπων εγκριθεί ηλεκτρονικά από την Οικονομική Υπηρεσία Σ.Ε.Π.:

α)	Η Εφορεία Διοίκησης Γ.Ε. θα αποστέλλει τις ταυτότητες των Μελών.
β)	Απαραίτητη προϋπόθεση για την απόδοση των μεριδίων στα Κλιμάκια είναι η ύπαρξη διορισμένων Ε.Κ.Σ.
γ)	Υπενθυμίζεται ότι, σύμφωνα με την Εγκύκλιο 10/7.7.2008, επιβραβεύεται η αύξηση των Μελών της Προσκοπικής Κίνησης. Έτσι λοιπόν σε κάθε Προσκοπικό Σύστημα ή Ένωση Παλαιών Προσκόπων που θα παρουσιάσει αύξηση, κατά την Απογραφή του προσκοπικού έτους 2012 - 2013 10% και άνω σε νέα μέλη σε σχέση με την Απογραφή του 2012, θα παρέχεται έκπτωση 10% στο τελικό κόστος των συνδρομών όλων των μελών του Συστήματος ή της Ένωσης Παλαιών Προσκόπων. Η έκπτωση θα επιστρέφεται στο Κλιμάκιο που τη δικαιούται μετά την ολοκλήρωση της ετήσιας απογραφής και αφού συμψηφιστεί με τυχόν εκκρεμότητες με την Οικονομική Υπηρεσία Σ.Ε.Π.

5. Εξυπηρέτηση Μελών

Υπενθυμίζεται ότι η επικοινωνία με την Εφορεία Διοίκησης Γ.Ε. για θέματα σχετικά με το e-sep θα πρέπει να γίνεται ηλεκτρονικά μέσω του πεδίου «επικοινωνία» από την 1η οθόνη της εφαρμογής, ενώ για όλα τα υπόλοιπα θέματα της Εφορείας Διοίκησης στο email στο efdioikisisge@sep.org.gr.  

Επειδή έχει παρατηρηθεί το φαινόμενο η ολοκλήρωση της Απογραφής αρκετών Συστημάτων να γίνεται παραμονές κατασκηνώσεων (Ιούλιος – Αύγουστος) και να απογράφονται μόνο τα μέλη των Τμημάτων που συμμετέχουν σ’ αυτές, με αποτέλεσμα τη συμμετοχή σε δράσεις όλης της προηγούμενης χρονιάς ανασφάλιστων μελών μας, η Απογραφή θα πρέπει να έχει ολοκληρωθεί μέχρι την 31η Δεκεμβρίου το αργότερο, ώστε τα Μέλη του ΣΕΠ να τυγχάνουν των προνομίων και δικαιωμάτων που τους εξασφαλίζει η ιδιότητα αυτή.

Σε αντίθετη περίπτωση Βαθμοφόροι των Συστημάτων και των Εφορειών αυτών δεν θα μπορούν να συμμετέχουν σε εκπαιδεύσεις, συναντήσεις, συνέδρια, αναδείξεις και άλλες δραστηριότητες και τα Προσκοπικά Τμήματα δεν θα μπορούν να πραγματοποιούν προσκοπικές δράσεις.

Για το λόγο αυτό παρακαλούνται οι Αρχηγοί Συστημάτων και οι Περιφερειακοί και Τοπικοί Έφοροι να φροντίσουν επισταμένα για την τήρηση της παραπάνω καταληκτικής ημερομηνίας. 

Κατανοούμε τις δυσκολίες που έχουν προκύψει στην Ελληνική οικογένεια λόγω της οικονομικής κρίσης αλλά είναι πολύ σημαντικό να γίνει κατανοητό απ’ όλους και κυρίως τους Βαθμοφόρους των Συστημάτων μας ότι, η Απογραφή δεν αποτελεί εισπρακτικό μέτρο της Κεντρικής Διοίκησης, αλλά την υποχρέωση κάθε μέλους που απορρέει από τον Κανονισμό και τη συμβολή κάθε Προσκόπου που εξασφαλίζει την ύπαρξη και καλή λειτουργία του Ιδρύματός μας και πως η κοινή προσπάθεια φέρνει αποτελέσματα για το καλό της Προσκοπικής Κίνησης.